Jak synchronizovat kategorie e-mailů Outlook.com s aplikací Outlook 2013

Mnoho z nás, kteří používají Outlook.com, také rádi využívá synchronizaci s aplikací Outlook 2013 (aka Outlook desktop) pro přístup k náš e-mail prostřednictvím této aplikace Office.

Tato synchronizace má bohužel určitá omezení a slabiny. Nejvíce jsem si všiml toho, že ve výchozím nastavení kategorie e-mailů zobrazené na Outlook.com nejsou synchronizovány (kategorie Outlooku jsou ekvivalentní štítků Gmailu). Při průzkumu jsem však našel řešení, které umožňuje ano, vidíme v aplikaci Outlook 2013 kategorie přiřazené ke každému e-mailuTento příspěvek vysvětluje, jak jej implementovat krok za krokem.

Jak fungují kategorie aplikace Outlook

Především si myslím, že je dobré vysvětlit, jaké jsou zvláštnosti Outlooku, které nás k tomuto problému vedou, ale zároveň si nechat otevřená vrátka řešení (i když pokud chcete můžete posouvat a přejít přímo na kroky řešení).

"

Když jsme začali používat Outlook.com (webmail), zjistili jsme, že ve výchozím nastavení již existuje řada kategorií a filtrů , které fungovat, aniž bychom museli cokoliv konfigurovat. Mezi těmito výchozími kategoriemi najdeme následující:"

• Aktualizace ze sociálních sítí: Seskupování e-mailů z Twitteru. Facebook, LinkedIn a podobně
• Newslettery: je přiřazeno k reklamním nebo informativním bulletinům od společností
• Skupiny: je přiřazeno všem e-mailům z distribučních seznamů, jako jsou Skupiny Google)
• Dokumenty nebo fotografie: jsou přiřazeny podle příloh obsažených v e-mailech
• Aktualizace o zásilce: E-maily pro sledování zásilek skupinových produktů

E-maily jsou k těmto a dalším kategoriím přiřazeny pomocí filtrů, které jsou standardně dodávány a které nemůžeme upravovat a ani nevíme, jaká jsou pravidla. Můžeme však vytvořit nové filtry, které přiřadí e-maily k těmto kategoriím. Pokud například zjistíme, že v kategorii Social Updates chybí e-maily z Pinterestu, je možné vytvořit nové pravidlo, aby byly takové e-maily přiřazeny do této kategorie.

Je také možné vytvářet nové kategorie, pro které můžete vytvářet jejich odpovídající filtry a pravidla, a také je možné ručně označit e-maily a přiřadit jim kategorii, buď nativní, nebo vytvořenou uživatelem.

"

Jednou zde, pokud přistupujeme k Outlook.com přes Outlook 2013 a máme vytvořené některé uživatelské kategorie>, zobrazuje se tu druhá (a pouze ta druhá), ale v omezeném rozsahu způsob . Kategorie v Outlooku 2013 mají barvy a umožňují provádět vyhledávací akce, ale tyto na první pohled synchronizované kategorie nikoli. Zobrazí se pouze bezbarvý blok s názvem kategorie."

"

Co by se stalo, kdybychom v Outlooku 2013 vytvořili kategorii s přesně stejným názvem a přiřadili jí barvu? Odpověď zní, že funguje pro naše účely. Po vytvoření ekvivalentní kategorie se všechny e-maily Outlook.com se štítkem s tímto názvem objeví v aplikaci Outlook 2013 s dvojí kategorií>"

Problém, který nyní musíme vyřešit, je co dělat, aby byly synchronizovány i nativní kategorie. Zde je návod, jak to vyřešit a dosáhnout úplné synchronizace.

"První krok: Převeďte všechny nativní kategorie aplikace Outlook na kategorie uživatelů"

"

Jak bylo vysvětleno dříve, informace z ručně vytvořených kategorií jsou již dostupné v Outlooku pro stolní počítače, ale ne z nativních značek, které Microsoft ve výchozím nastavení zahrnuje do své webové pošty. Abychom to vyřešili, musíme převést tyto kategorie na kategorie uživatelů"

Toho můžeme dosáhnout vytvořením filtru/pravidla s následující strukturou:

"

Pro vytvoření pravidla musíme kliknout na tlačítko možností v pravém horním rohu, vybrat Spravovat pravidla>"

"

Toto musí být opakováno pro všechny nativní kategorie, které chceme zobrazovat v Outlooku 2013. A v ideálním případě kategorie uživatele> "

"

Jakmile to bude hotové, pravděpodobně budeme chtít skrýt původní nativní kategorie, abychom neměli seznam značek plný s duplikáty. Můžeme to udělat z panelu Správa kategorií>"

Tímto se zbavíme nutnosti vidět duplicitní kategorie a zároveň můžeme pracovat pouze s kategoriemi, které lze synchronizovat s pracovní plochou. K dokončení triku však potřebujeme ještě jeden krok.

Druhý krok: Vytvořte v Outlooku 2013 ekvivalentní kategorii pro každou kategorii Outlook.com

Nyní musíme vytvořit ekvivalenty v aplikaci Outlook 2013. K tomu musíme přejít do okna Kategorie (karta Domů > Kategorizovat > Všechny kategorie) a vytvořit nový kategorie, které mají přesně stejný název jako štítky Outlook.com, které chceme synchronizovat. Pokud je rozdíl 1 znak, Outlook se nebude shodovat mezi štítkem přicházejícím ze serveru a štítkem, který jsme právě vytvořili, takže se musíte starat o shodu jmen.

Každému pak přiřadíme barvu a pokud chceme i klávesovou zkratku, a je to! , budou všechny e-maily Outlook.com, které jsou od nynějška synchronizovány, obsahovat odpovídající kategorii nebo barevný štítek. Nejlepší ze všeho je skutečná synchronizace, takže při přidělování štítku e-mailu z plochy se tato změna projeví na serveru (pokud místní a názvy kategorií serveru se shodují).

Bonus: rychlé vyhledávání z kategorií

Chcete-li z kategorií vytěžit ještě více, můžeme je ukotvit na liště rychlého přístupu (seznam tlačítek nad pásem karet) filtr pro rychlé vyhledávání podle kategorie.

"

Chcete-li to provést, musíte nejprve aktivovat režim vyhledávání>" "

Samozřejmě, ve výchozím nastavení nám hledání v Outlooku poskytuje výsledky ze všech poštovních složek při spuštění hledání ze záznamu doručené pošty, a to chování také ovlivňuje filtr kategorií, který jsme právě připnuli.Pokud to chceme změnit, abychom získali výsledky pouze z aktuální složky, musíme přejít do Soubor (modré tlačítko) > Možnosti > Hledat a tam vybrat Zahrnout výsledky pouze z aktuální složky. Pokud v budoucnu budeme chtít provést vyhledávání, které zahrnuje všechny složky, není problém, protože v panel vyhledávání je možnost tuto možnost změnit pro konkrétní případy (beze změny výchozí možnosti)."