Jak znásobit produktivitu s Outlookem pomocí 13 jednoduchých postupů

Díky rozhraní Windows 8 metro si můžeme užívat různé bezplatné aplikace, které nám pomohou v každodenním životě. Dnes vám řekneme, jak znásobit produktivitu s Outlookem díky 13 jednoduchým postupům.

Mít dobrého e-mailového manažera, jehož prostřednictvím se dostaneme ke všem informacím souvisejícím s naším e-mailem, sociálními sítěmi a kontakty, je dnes něco základního a nezbytného. Díky rozhraní metra a jeho aplikaci Outlook můžeme rychle znásobit naši produktivitu

Vyhledejte kontakty a přidejte je na náš panel

Díky této aplikaci s moderním rozhraním Metro můžeme hledat kontakty snadno a jednoduše, a tak si užívat výhod náš synchronizovaný kalendář bez ohledu na to, na kterém počítači jsme.

Za tímto účelem přejdeme na „Kontakty“ umístěné vlevo, klikneme na „Procházet“ a otevře se rozhraní „Kontakty“.

Jakmile jsme uvnitř, můžeme kliknout na jeden nebo několik kontaktů a mít možnost je přidat pomocí tlačítka Přidat, které se nachází v pravé dolní části naší obrazovky.

Označit kontakty jako oblíbené

Jakmile vybereme různé kontakty, můžeme vybrat kontakty, které v našich e-mailech používáme nejčastěji, abychom mohli přistupovat k nim z levého panelu rychleji a selektivněji.

Vzhledem k tomu, že jsme zvyklí vyřizovat mnoho e-mailů denně, možnost označit kontakty jako oblíbené nám usnadní práci, ušetříte nám čas, který jsme ztratili hledáním těchto kontaktů v hlavním seznamu.

"

Za tímto účelem při zobrazení seznamu kontaktů klikneme na symbol hvězdičky, abychom se k těmto kontaktům dostali rychleji ."

Konfigurovat různé e-maily

Díky poštovní aplikaci Windows 8 můžeme mít nakonfigurovaných několik e-mailových účtů. Tímto způsobem můžeme odesílat a přijímat e-maily ze stejné aplikace, aniž bychom museli přistupovat na různé webové stránky jednotlivých poskytovatelů e-mailu.

Za tímto účelem provedeme následující kroky:

1. Jakmile jsme v poštovní aplikaci, umístěte myš na pravou stranu obrazovky a klikněte na Nastavení

   

2. Klikneme na Účty

   

3. A nyní klikneme levým tlačítkem myši na Přidat účet. Odtud vybereme typ účtu, který chceme přidat, a budeme postupovat podle pokynů, které se objeví na obrazovce, dokud nebude proces dokončen.

   

Pomocí těchto jednoduchých kroků budeme mít všechny naše e-mailové účty nakonfigurované v aplikaci Outlook pro Windows 8.

Posílat automatické odpovědi

Díky aplikaci Outlook pro Windows 8 budeme mít možnost generovat automatické odpovědi,tak budeme moci automaticky odpovídat na různé e-maily, které dostáváme. Nebudou tedy existovat žádné výmluvy pro neodpovídání na e-maily.

Za tímto účelem klikneme na „Doručená pošta“ a přejdeme do spodní oblasti rolováním, dokud nepřečteme zpráva “ Chcete-li získat zprávy starší než jeden měsíc, přejděte do nastavení”

V tomto okně můžeme vytvořit automatickou odpověď a aktivovat nebo deaktivovat ji.

Synchronizace kontaktů, kalendáře a pošty

Další možností, kterou můžeme provést, je synchronizovat různé účty, které máme v jiných sociálních sítích nebo poskytovatelích e-mailu, a integrovat je do náš výhled.K tomu přejdeme na konfigurační obrazovku jako v předchozím případě.

Odtud můžeme synchronizovat náš kalendář, kontakty z aplikace kontaktů a různé e-maily.

Použít speciální podpis v poště

Vždy rádi zvýrazňujeme naše e-maily atraktivním podpisem, ve kterém uvádíme určité informace společné pro všechny e-maily, které chceme napsat a poslat na naše různé kontakty.

Za tímto účelem můžeme z obrazovky configuration přejít do konkrétní oblasti, kde můžeme tento elektronický podpis změnit. Můžeme do něj začlenit osobní údaje, jako je naše celé jméno, informace o zaměstnání, naše školení, naše odkazy na blogy a sociální sítě nebo cokoli chceme.

Konfigurace různých možností pošty

Kromě toho, díky všestrannosti nové aplikace Outlook Mail pro Windows 8 v rozhraní metra můžeme konfigurovat různé možnosti v našich e-mailových účtech, například jak vypisovat zprávy do skupin, jak zobrazit konverzace a dokonce změnit styl a výchozí barvu písma, kterým píšeme e-maily. K tomu musíme provést následující kroky:

1. Na začátku přejdeme do konfigurační oblasti, jak jsme naznačili v předchozích bodech.

   

2. Jakmile jste uvnitř, klikněte na Možnosti

   

3. A na prvním místě si můžeme vybrat, zda chceme vidět e-mailové zprávy jednotlivě nebo seskupené jako konverzaci.

   

4. Další možností, kterou můžeme aktivovat, je zobrazit položky odeslané v těchto konverzacích. C

   

5. Můžeme také nakonfigurovat, zda chceme, aby byla při výběru zprávy označena jako přečtená či nikoli.

   

6. A nakonec si můžeme vybrat font našeho textu, stejně jako velikost a barvu.

   

Označit e-maily jako spam

Další možností, kterou máme v aplikaci Outlook pro Windows 8, je možnost označit e-maily jako spam. Aplikace si tak tyto odesílatele zapamatuje jako spam a e-maily z uvedeného účtu již v naší doručené poště neuvidíme.Postup je následující:

1. Klikneme levým tlačítkem myši těsně před e-mailem a poté vybereme e-maily, které chceme přesunout do složky se spamem
2. Zadruhé klikneme na Spam a uvidíme, jak se e-maily přesunou do této složky

Pokud jsme náhodou omylem přesunuli zprávu do složky se spamem, musíme udělat následující:

1. Klikněte levým tlačítkem myši na Složky a poté na Spam
2. Jakmile jsme uvnitř, klikneme na mezeru před e-mailem a poté aktivujeme pole vedle požadovaných e-mailů.
3. Nakonec klikneme na Je to nevyžádaná pošta, a proto budou tyto e-maily zpět v naší doručené poště

Uspořádat do složek

Pokud v našem účtu Outlook nebo v jakémkoli jiném typu pošty máme řadu složek, zde se také zobrazí synchronizované, mít přístup k různým organizovaným e-mailům. Když pracujeme s e-maily na denní bázi, schopnost uspořádat je do složek nám nepochybně pomáhá být v naší práci mnohem produktivnější.

Díky této funkci bude nalezení e-mailu, když máme v zásobníku velké množství e-mailů, snadné, dokud jako Zachovejme pořádek.

Rychle filtrujte e-maily od konkrétního kontaktu

Pokud potřebujeme vidět e-maily, které jsme odeslali na konkrétní kontakt nebo které jsme od nich obdrželi, bude to snadné , díky této fantastické aplikaci, kterou nám Windows 8 nabízí.Chcete-li to provést, klikněte na "kontakty" v levé části a vyberte jméno požadovaného kontaktu.

Připojit zvuky z diktafonu k e-mailu

Pokud napíšeme nový e-mail, budeme mít možnost připojit jakýkoli typ souboru kliknutím na ikonu klipu umístěnou v pravé horní oblasti. Z této nabídky budeme mít různé možnosti pro připojení, jedna z nich nám umožňuje otevřít „sound recorder“ systému Windows 8. Tímto způsobem lze odesílat jakékoli řeč bude něco rychlého a jednoduchého.

Připojování souborů v rámci domácí skupiny

Stejným způsobem, jakým můžeme přidat zvuky ze zvukového záznamníku v e-mailu, můžeme také připojit soubory nalezené v našem počítači , v našem účtu Onedrive nebo dokonce ve stejné domácí skupině v rámci naší sítě Wi-Fi.

Zobrazit informace o našich kontaktech na sociálních sítích

Díky možnostem, které má naše aplikace Outlook v rozhraní Windows 8 Metro, máme možnost přistupovat k informacím našich kontaktů v různých sociálních sítích k dispozici ve vašem profilu.

Za tímto účelem nejprve klikneme na jméno odesílatele jednoho z e-mailů, které jsme obdrželi.

"

Poté klikneme na tlačítko Další podrobnosti>"

Vítejte ve Windows 8